Kassennachschau vorbereiten: Die 7 Punkte, die das Finanzamt prüft

Die Kassennachschau nach § 146b AO ist keine klassische Betriebsprüfung. Sie wird nicht angekündigt: Ein Prüfer des Finanzamts betritt während der Geschäftszeiten Ihre Räume, weist sich aus und will sofort sehen, wie Ihre Kasse arbeitet. Das ist der Moment, in dem entweder alles greifbar ist — oder eben nicht.

Wer vorbereitet ist, hat die Sache in einer halben Stunde hinter sich. Wer improvisieren muss, riskiert, dass der Prüfer nach § 146b Abs. 3 AO ohne gesonderte Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergeht. Was dann folgt, ist allerdings kein Automatismus: Formelle Mängel berechtigen nach § 158 Abs. 2 Nr. 1 AO nur insoweit zur Schätzung, als sie Anlass geben, an der sachlichen Richtigkeit des Buchführungsergebnisses zu zweifeln. Bei überwiegend bargeldintensiven Betrieben kann ein Kassenmangel diese Zweifel allerdings auf die gesamte Buchführung erstrecken (BFH X R 19/21) — deshalb lohnt die halbe Stunde Vorbereitung.

Die 7 Punkte, die der Prüfer sehen will

1. Die Kasse selbst — im laufenden Betrieb

Der Prüfer darf verlangen, dass Sie einen Verkauf vorführen. Er beobachtet, ob jeder Umsatz einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst wird. Das ist der Kern der GoBD. Umsätze, die „später nachgetragen" werden, sind ein Warnsignal.

2. Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte TSE. Der Prüfer kontrolliert, ob sie aktiv ist, ob das Zertifikat gültig ist und ob keine Ausfallzeiten unprotokolliert geblieben sind. Eine abgelaufene TSE ist einer der häufigsten Beanstandungsgründe überhaupt — und sie fällt im Alltag nicht auf, weil die Kasse weiterläuft.

3. Der Kassen-Einzeldatenexport

Der Prüfer will die Einzelaufzeichnungen digital — üblicherweise im DSFinV-K-Format. Nicht „den Tagesbericht ausgedruckt", sondern die maschinell auswertbaren Daten. Wenn Sie nicht wissen, wie Ihre Kasse diesen Export erzeugt, ist genau das die Frage, die Sie vorher mit Ihrem Kassenanbieter klären sollten, nicht während der Prüfung.

4. Die Belegausgabe (nur bei elektronischer Kasse)

Seit 2020 gilt die Belegausgabepflicht: Jeder Kunde muss einen Beleg erhalten oder angeboten bekommen — Papier oder digital. Der Prüfer beobachtet, ob das tatsächlich passiert, auch beim 1,20-€-Kaffee.

5. Kassensturz und Kassenbuchführung

Der Prüfer kann den Bargeldbestand zählen und mit dem Kassensoll abgleichen. Kleine Differenzen sind normal und erklärbar — sie werden mit vermuteter Ursache eingetragen, nicht ausgeglichen. Auffällig ist eher das Gegenteil: Bestände, die nur rechnerisch fortgeschrieben und nie tatsächlich gezählt wurden, und glatte Eurobeträge. Ebenso wichtig: Privatentnahmen, Trinkgelder und Wechselgeldeinlagen müssen erfasst sein. Vorlagen für beides finden Sie unter Kassenbuch führen und Kassenbericht-Vorlage.

6. Die Mitteilung der Kasse an das Finanzamt

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt zu melden — mit Art, Anzahl, Seriennummern und den Anschaffungs- beziehungsweise Außerbetriebnahmedaten. Der Prüfer vergleicht die vorgefundenen Geräte mit dem, was gemeldet wurde. Ein Gerät im Nebenraum, das nie gemeldet wurde, ist ein Problem.

Wichtig vorweg: Diese Pflicht trifft nur, wer tatsächlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt — PC- oder Tablet-Kasse, elektronische Registrierkasse, Taxameter, Wegstreckenzähler. Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu haben, gibt es derzeit nicht. Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, meldet nichts.

Wer eine hat, muss die Fristen kennen: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren einmalig bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seither gilt für jede Anschaffung und jede Außerbetriebnahme eine Frist von einem Monat. Gemeldet wird über ELSTER, je Betriebsstätte einheitlich für alle Systeme.

Wer also seit Jahren eine Kasse im Einsatz hat und die Meldung im Sommer 2025 verpasst hat, ist im Rückstand — das lässt sich nachholen, besser vor der Nachschau als während. Wer dagegen nächste Woche einen Betrieb eröffnet und eine Kasse anschafft, hat ab Kauf einen Monat Zeit.

7. Die Verfahrensdokumentation

Und dann kommt die Frage, an der die meisten kleinen Betriebe scheitern: „Zeigen Sie mir bitte Ihre Verfahrensdokumentation." Gemeint ist die schriftliche Beschreibung, wie Belege in Ihrem Betrieb entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und gegen Veränderung gesichert werden — inklusive der eingesetzten Systeme und der Zugriffsrechte.

Sie ist keine Kür, sondern Teil der Ordnungsmäßigkeit. Fehlt sie, kann der Prüfer die Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchführung in Zweifel ziehen — selbst wenn Kasse und TSE technisch einwandfrei sind. Das ist der ärgerlichste Fall: technisch alles richtig gemacht, aber der Nachweis auf Papier fehlt.

Checkliste: In 30 Minuten prüfungsbereit

Gehen Sie diese Punkte einmal durch — am besten heute, nicht wenn der Prüfer vor der Tür steht:

• TSE-Zertifikat prüfen: aktiv und nicht abgelaufen?
• Testexport der Kassendaten (DSFinV-K) erzeugen und abspeichern — funktioniert er?
• Alle Kassen und Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt gemeldet, auch Zweitgeräte?
• Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle und Einrichtungsunterlagen der Kasse greifbar?
• Kassenbuch bzw. Kassenberichte der letzten Monate vollständig und lückenlos?
• Belegausgabe im Alltag tatsächlich gelebt — auch bei Kleinbeträgen?
• Verfahrensdokumentation vorhanden, datiert und unterschrieben?
• Wissen Ihre Mitarbeitenden, wen sie anrufen, wenn ein Prüfer erscheint?

Wenn der Prüfer da ist: die Grundregeln

Lassen Sie sich den Ausweis zeigen und notieren Sie Namen und Dienststelle. Bleiben Sie sachlich und kooperativ — Zugang zu den Geschäftsräumen und Einsicht in die Kassenaufzeichnungen müssen Sie gewähren. Was Sie nicht müssen: aus dem Gedächtnis Vermutungen anstellen. „Das schaue ich nach und reiche es nach" ist eine bessere Antwort als eine falsche Zahl.

Rufen Sie früh Ihren Steuerberater an — viele Prüfer akzeptieren, dass Sie dessen Rückruf abwarten, bevor Sie inhaltliche Fragen beantworten. Und lassen Sie sich am Ende schriftlich geben, welche Unterlagen eingesehen und welche mitgenommen wurden.

Das Wichtigste in einem Satz

Die Technik Ihrer Kasse können Sie im Ernstfall nicht mehr nachrüsten — die Verfahrensdokumentation schon, aber nur vorher. Sie ist der Punkt auf der Liste, der am häufigsten fehlt und sich am schnellsten erledigen lässt.