Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Vanessa Schumacher
Marienstr. 40, 50374 Erftstadt
Telefon: 0151 25 25 88 74
E-Mail: info@verfahrensdokumentation-einfach.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit erteilt.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung des Assistenten ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name (sofern angegeben) und Zeitpunkt der Registrierung. Bei Anmeldung über einen externen Anbieter (z. B. Google) erhalten wir die dort freigegebenen Basisdaten. Die Daten werden zur Bereitstellung des Kontos und zur Zuordnung Ihrer Dokumente verwendet.

4. Inhalte Ihrer Verfahrensdokumentation

Die von Ihnen im Assistenten eingegebenen Angaben (u. a. Firmenprofil, eingesetzte IT-Systeme, Belegprozesse, Zugriffsregelungen) werden gespeichert, damit Sie Ihre Dokumentation fortsetzen, ansehen und exportieren können. Ein Zugriff auf diese Inhalte erfolgt ausschließlich durch Sie selbst; ein technisch bedingter Zugriff durch uns findet nur im Rahmen von Support und Fehlerbehebung statt.

5. Protokollierung (Audit-Log)

Zur Nachweisbarkeit im Sinne der GoBD protokollieren wir Erstellung, Änderung und Export Ihrer Dokumentation samt Zeitstempel und Rechtsstand. Diese Protokolle sind unveränderlich und dienen Ihrem eigenen Nachweisinteresse.

6. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Seite werden technische Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Browsertyp) verarbeitet, um den Betrieb sicherzustellen und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Auftragsverarbeitung und Hosting

Der Betrieb der Anwendung erfolgt bei einem Dienstleister, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO besteht. Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir einen Zahlungsdienstleister, der die für die Abwicklung erforderlichen Daten eigenverantwortlich verarbeitet.

8. Auftragsverarbeitung für Ihr Unternehmen (AVV)

Soweit Sie im Rahmen der Dokumentation personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, stellen wir Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung, dessen Annahme in der Anwendung protokolliert wird.

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Nutzerkonto besteht bzw. solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern. Danach werden die Daten gelöscht.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

11. Kontakt in Datenschutzfragen

Bitte wenden Sie sich an: info@verfahrensdokumentation-einfach.de