GoBD für Gastronomie & Einzelhandel: Checkliste für Ihr Kassensystem

„Die Kasse ist GoBD-konform" — diesen Satz hören Gastronomen und Händler beim Kauf eines neuen Kassensystems fast immer. Er beschreibt bestenfalls die Technik im Gerät. Eine amtliche Zertifizierung für Kassensysteme gibt es nicht, und ordnungsgemäß sein kann ohnehin nur ein Gesamtprozess, nicht ein Gerät. Die Kasse liefert die Technik. Was fehlt, sind die dokumentierten Abläufe rundherum: wer sie bedient, wie Belege weiterverarbeitet werden, wie Daten aufbewahrt und gegen Veränderung geschützt werden.

Genau diese Lücke wird bei Prüfungen teuer. Nicht weil die Kasse schlecht ist, sondern weil niemand belegen kann, wie im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird.

Was Ihr Kassensystem für Sie erledigt

Ein aktuelles, für den deutschen Markt gebautes System bringt die technische Seite in aller Regel mit. Welche Punkte Ihr konkretes Gerät abdeckt, steht in dessen Unterlagen — verlassen Sie sich nicht auf die Zusage im Verkaufsgespräch, sondern lassen Sie es sich schriftlich geben. Technisch geht es um diese Punkte:

• Einzelaufzeichnung jedes Umsatzes mit Zeitstempel
• Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zur Absicherung gegen Manipulation
• Unveränderbare Protokollierung von Stornos, Rabatten und Trainingsbuchungen
• Datenexport im DSFinV-K-Format für die Prüfung
• Belegerstellung für die Belegausgabepflicht (Papier oder digital)

Das ist viel — und es ist der Grund, warum sich der Kauf eines ordentlichen Systems lohnt. Aber es ist nur die eine Hälfte.

Was Sie selbst regeln und dokumentieren müssen

Tagesabschluss und Kassenbuchführung

Der Z-Bon oder Tagesabschluss muss täglich erzeugt und aufbewahrt werden. Bargeldbestand zählen, mit dem Kassensoll abgleichen, Differenzen dokumentieren — nicht glattziehen. Was in der Prüfung tatsächlich auffällt, sind nicht einzelne Abweichungen, sondern Bestände, die erkennbar nur rechnerisch fortgeschrieben und nie gezählt wurden, und auffällig glatte Eurobeträge. Wie der Abgleich sauber festgehalten wird, steht in Kassenbuch führen — mit Vorlage zum Ausdrucken.

Bargeldbewegungen jenseits der Verkäufe

Wechselgeldeinlage, Privatentnahme, Trinkgeld, Barzahlung an einen Lieferanten: All das gehört erfasst. In der Gastronomie ist das Trinkgeld der Klassiker — Trinkgeld für Mitarbeitende ist steuerfrei, Trinkgeld für den Inhaber nicht. Der Ablauf muss beschrieben sein.

Papierbelege und Lieferantenrechnungen

Wareneingangsrechnungen, Bewirtungsbelege, Bewirtungsanlässe, Tankbelege: Wenn Sie scannen und die Papieroriginale vernichten, brauchen Sie eine beschriebene Vorgehensweise, wer wann mit welchem Gerät scannt und wie die Lesbarkeit geprüft wird. Ohne diese Beschreibung ist das Vernichten der Originale ein Risiko.

Lieferdienste, Kartenzahlungen und Onlineshop

Umsätze über Lieferando, Wolt, Uber Eats oder einen eigenen Shop laufen häufig nicht durch die Kasse. Dann muss dokumentiert sein, über welchen Weg diese Erlöse in die Buchhaltung gelangen, wie Provisionen abgegrenzt und wie Auszahlungen zugeordnet werden. Dasselbe gilt für Kartenzahlungen und die Abstimmung mit den Zahlungsdienstleister-Reports.

Zugriffsrechte und Vertretung

Wer darf stornieren? Wer darf Artikel und Preise programmieren? Wer kommt an die Auswertungen? Diese Rollen müssen benannt sein — inklusive der Frage, wer den Zugriff hat, wenn Sie zwei Wochen im Urlaub oder krank sind.

Aufbewahrung: acht oder zehn Jahre, maschinell auswertbar

Die Frist richtet sich nach der Art der Unterlage, nicht nach dem System: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs. Kassendaten fallen überwiegend in die erste Gruppe.

Der praktische Weg: Wer nicht Ordner für Ordner sortieren will, bewahrt alles zehn Jahre auf. Steuerlich kann man damit nichts falsch machen — länger aufbewahren ist nie ein Verstoß, zu früh löschen dagegen nicht reparierbar. Nur eines sollte man dabei wissen: Wo Belege personenbezogene Daten enthalten, verlangt die DSGVO, sie nicht länger aufzubewahren als nötig. Für einen Papierordner im Kleinbetrieb ist die pauschale Zehnjahresfrist gut vertretbar; wer größere Datenbestände digital vorhält, sollte die Fristen sauber trennen.

Entscheidend ist in jedem Fall die Form: maschinell auswertbar, nicht als PDF-Ausdruck. Wichtig für Gastronomie und Handel: Diese Pflicht endet nicht mit dem Kassenwechsel. Wenn Sie das System tauschen, müssen die Altdaten weiterhin lesbar bleiben. Entweder exportieren Sie sie vollständig, oder Sie sichern vertraglich zu, dass der alte Anbieter den Zugriff weiter gewährleistet. Diese Entscheidung gehört dokumentiert.

Checkliste für Gastronomie und Einzelhandel

• TSE aktiv, Zertifikat gültig, Ausfälle protokolliert
• Alle Kassen und Nebengeräte dem Finanzamt gemeldet
• Täglicher Tagesabschluss wird erzeugt und aufbewahrt
• Kassendifferenzen werden dokumentiert, nicht ausgeglichen
• Trinkgeld, Privatentnahmen und Wechselgeld sind erfasst
• Scanprozess für Papierbelege ist beschrieben (wer, wann, womit)
• Erlöse aus Lieferdiensten und Kartenzahlung sind nachvollziehbar zugeordnet
• Zugriffsrechte und Vertretungsregelung sind festgelegt
• Altdatenzugriff nach einem Kassenwechsel ist gesichert
• Verfahrensdokumentation liegt vor, datiert und unterschrieben

Häufiger Irrtum: „Ich bin zu klein dafür"

Es gibt keine Umsatzgrenze, ab der die GoBD gilt. Der Imbiss mit einem Mitarbeiter unterliegt denselben Grundsätzen wie die Restaurantkette — nur ist der Umfang der Dokumentation deutlich kleiner. Für einen kleinen Betrieb sind wenige Seiten völlig ausreichend, solange sie die tatsächlichen Abläufe korrekt beschreiben. Was nicht ausreicht: gar nichts zu haben.

Fazit

Ihr Kassensystem erfüllt die technischen Anforderungen. Die organisatorischen erfüllen Sie — und weisen sie mit der Verfahrensdokumentation nach. Beides zusammen ergibt erst die Ordnungsmäßigkeit, nach der ein Prüfer fragt.