Registrierkassenpflicht: Was gilt heute, was ist geplant?

Wer gerade nach der Registrierkassenpflicht sucht, findet mehrere Jahreszahlen — 2027, 2028, mal mit, mal ohne Bargeld-Grenze. Die meisten Angaben stammen aus früheren Fassungen. Und eine Information geht dabei regelmäßig unter: Heute gilt die Pflicht noch gar nicht.

Dieser Artikel trennt sauber zwischen dem, was gilt, und dem, was geplant ist — auf dem Stand des Kabinettsbeschlusses vom 23. September 2026. Ein Gesetz ist es noch nicht.

Was heute gilt: keine Kassenpflicht

Die Finanzverwaltung formuliert es unmissverständlich: „Es gibt keine Registrierkassenpflicht." Unternehmerinnen und Unternehmer können frei wählen, ob sie ihre Kassenaufzeichnungen mit einem elektronischen System oder händisch führen.

Wer sich für die offene Ladenkasse entscheidet — Geldkassette, handschriftliches Kassenbuch, täglicher Kassenbericht —, tut nichts Verbotenes. Er trägt nur mehr Verantwortung für die Sorgfalt, weil keine Technik mitprotokolliert. Wie das funktioniert, steht ausführlich unter Kassenbuch führen.

Zwei Pflichten hängen heute ausdrücklich am Einsatz eines elektronischen Systems und treffen deshalb niemanden, der keines hat:

• Die Belegausgabepflicht — den Kassenbon muss nur ausgeben, wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt
• Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO — gemeldet wird nur eine Kasse, die tatsächlich im Einsatz ist

Was der Entwurf vorsieht

Am 7. August 2026 hat das Bundesfinanzministerium einen Referentenentwurf veröffentlicht, am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett eine überarbeitete Fassung beschlossen — das sogenannte Zweite Kassengesetz. Die Eckpunkte nach dem Kabinettsentwurf:

Damit ist auch die Verwirrung um die Jahreszahlen erklärt: Ab 2028 soll die Pflicht gelten, gemessen wird dabei erstmals das Jahr 2026. Wer „ab 2027 brauchen Sie eine Kasse" liest, hat eine Quelle vor sich, die noch den Koalitionsvertrag zitiert. Wer „2027 wird gemessen" liest, hat den Referentenentwurf vom August vor sich — das wurde im Kabinettsentwurf geändert.

Die wichtigste Änderung: Ohne nennenswertes Bargeld keine Pflicht

Im Referentenentwurf hing alles am Gesamtumsatz. Ein Handwerksbetrieb mit 180.000 Euro Umsatz, der fast alles auf Rechnung abwickelt, wäre in die Kassenpflicht gerutscht — obwohl er kaum Bargeld sieht. Genau das wurde heftig kritisiert.

Der Kabinettsentwurf hat das korrigiert: Wer im Jahr höchstens 12.000 Euro bar einnimmt, ist ausgenommen — auch bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz. Als bar zählen Scheine, Münzen, Gutscheine und Aufladekarten; Karten- und Überweisungszahlungen nicht. Unser Handwerksbetrieb mit ein paar hundert Euro Bareinnahmen wäre also nicht betroffen.

Wichtig für die Einschätzung: Es kommt auf die tatsächlichen Bareinnahmen an, nicht auf ein Gefühl. Wer die Bargeldeinnahmen nicht getrennt kennt, sollte sie für 2026 aus Kassenbuch oder Kassenberichten zusammenrechnen.

Der Papierbon verschwindet — die Belegpflicht nicht

Die viel kritisierte Bonpflicht auf Papier soll enden. An ihre Stelle tritt aber keine Freiheit, sondern eine elektronische Belegbereitstellungspflicht: Der Beleg muss in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung gestellt werden. Wie, bleibt dem Betrieb überlassen — QR-Code am Terminal, E-Mail, NFC, Downloadlink oder Kundenkonto. Der Kunde muss den Beleg nicht abrufen; verlangt er ausdrücklich Papier, bekommt er es.

Für Betriebe mit Kasse heißt das mittelfristig: Das Kassensystem muss das können. Das ist beim nächsten Anbietergespräch die relevantere Frage als der Preis.

Wie sicher ist das alles?

Sicherer als im Sommer, aber noch nicht fest. Mit dem Kabinettsbeschluss steht die Bundesregierung hinter dem Entwurf; Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Wie schnell sich dabei Wesentliches bewegt, zeigt schon der Weg vom Referenten- zum Kabinettsentwurf: Bezugsjahr vorgezogen, Bargeld-Ausnahme neu eingeführt.

Offen sind vor allem weitere Ausnahmen, etwa für Marktstände, Feste oder gemeinnützige Organisationen. Sie sollen per Rechtsverordnung kommen und liegen noch nicht vor.

Was Sie jetzt sinnvollerweise tun

• Nichts überstürzt anschaffen. Bis zur geplanten Pflicht sind es über ein Jahr, und die Eckpunkte können sich noch ändern.
• Zwei Zahlen für 2026 kennen: den Gesamtumsatz und die Bareinnahmen. Wer bei einer der beiden klar unter der Grenze liegt (100.000 € bzw. 12.000 €), ist nach dem jetzigen Stand nicht betroffen.
• Wer ohnehin eine Kasse kaufen will: auf zertifizierte Sicherheitseinrichtung achten und die Meldung über ELSTER innerhalb eines Monats nicht vergessen.
• Wer bei der offenen Ladenkasse bleibt: sie weiterhin sauber führen — täglich, mit Kassenbericht, kassensturzfähig.
• Die Verfahrensdokumentation nicht aufschieben. Sie wird von der Kassenpflicht weder ersetzt noch überflüssig.

Was sich durch eine Kasse nicht erledigt

Es gibt einen verbreiteten Trugschluss, der mit der Debatte um die Kassenpflicht noch größer werden dürfte: dass eine zertifizierte Kasse die Dokumentationspflichten abdeckt.

Sie tut es nicht. Die Kasse liefert die Technik. Die GoBD verlangen zusätzlich den Nachweis, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird: wer die Kasse bedient und wer vertritt, wie Belege erfasst und aufbewahrt werden, wer worauf Zugriff hat, was beim Kassensturz passiert. Dieser Nachweis heißt Verfahrensdokumentation.

Bei einer Kassennachschau darf der Prüfer sie anfordern — und nach der Verwaltungsauffassung kann es sogar ein Anlass sein, zur Außenprüfung überzugehen, wenn Dokumentationsunterlagen nicht vorgelegt werden können. Mehr dazu unter Kassennachschau vorbereiten.

Häufige Fragen

Fazit

Die Kassenpflicht kommt wahrscheinlich, aber sie ist nicht da. Wer heute liest, dass er ab 2027 eine Kasse braucht, ist falsch informiert: Nach dem Kabinettsentwurf soll die Pflicht 2028 beginnen, gemessen am Jahr 2026 — und nur für Betriebe, die nennenswert Bargeld einnehmen. Verabschiedet ist bislang nichts.

Was sich dagegen jetzt schon lohnt, ändert sich durch kein Gesetz: eine saubere Kassenführung und eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird.