Glossar: die Begriffe, die ständig vorkommen

Kurz erklärt, jeweils mit der Rechtsgrundlage dahinter — und mit dem Hinweis, wo eine Regel für Sie womöglich gar nicht gilt.

GoBDGrundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025. Es beschreibt, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auslegt. Wichtig zur Einordnung: Die GoBD sind Verwaltungsauffassung — sie binden die Finanzämter, nicht die Gerichte. Die gesetzliche Grundlage sind die §§ 145 bis 147 AO.

AOAbgabenordnung

Das Grundgesetz des Steuerverfahrens. Hier stehen die Pflichten, auf die sich fast alles auf dieser Seite bezieht: Nachvollziehbarkeit (§ 145), Aufzeichnung und tägliche Kassenführung (§ 146), Aufbewahrung und Datenzugriff (§ 147).

Verfahrensdokumentation

Die schriftliche Beschreibung, wie in einem Betrieb mit Belegen und Daten umgegangen wird: wer sie entgegennimmt, wie sie abgelegt, gesichert und aufbewahrt werden, wer worauf Zugriff hat. Kein Gesetz nennt den Begriff ausdrücklich — die Finanzverwaltung verlangt sie in den GoBD, gestützt auf die §§ 145 und 147 AO.

TSETechnische Sicherheitseinrichtung

Ein zertifiziertes Bauteil oder ein zertifizierter Dienst, der jeden Vorgang einer elektronischen Kasse unveränderbar protokolliert. Vorgeschrieben nach § 146a AO für Betriebe, die eine elektronische Kasse einsetzen. Wer eine offene Ladenkasse führt, braucht keine.

Offene Ladenkasse

Bargeldeinnahmen ohne elektronisches Aufzeichnungssystem — die klassische Geldkassette oder Schublade. Sie ist zulässig, verlangt aber die tägliche Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben, in der Regel über einen täglichen Kassenbericht.

Kassenbericht

Das Blatt, auf dem der am Abend gezählte Bargeldbestand festgehalten und daraus die Tageseinnahme zurückgerechnet wird. Nicht zu verwechseln mit dem Kassenbuch, das jeden einzelnen Vorgang festhält.

Zählprotokoll

Die Auflistung der gezählten Scheine und Münzen nach Stückelung. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ausdrücklich nicht erforderlich — es erleichtert aber den Nachweis, dass tatsächlich gezählt wurde. Wer eines führt, muss es aufbewahren.

Kassensturzfähigkeit

Die Eigenschaft einer Kassenführung, dass sich der rechnerische Sollbestand jederzeit mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld vergleichen lässt. Fehlt sie, ist das ein formeller Mangel.

Z-BonTagesabschlussbon

Der Ausdruck einer elektronischen Kasse am Ende des Geschäftstages, der die Tagessummen festhält und die Zähler zurücksetzt. Er ist aufzubewahren. Bei einer offenen Ladenkasse gibt es ihn nicht — dort tritt der Kassenbericht an seine Stelle.

DSFinV-KDigitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme

Ein festgelegtes Datenformat, in dem elektronische Kassen ihre Einzeldaten für eine Prüfung herausgeben. Ob und wie Ihre Kasse diesen Export erzeugt, klären Sie am besten vorher mit dem Hersteller.

EÜREinnahmenüberschussrechnung

Die einfache Form der Gewinnermittlung: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Wer nicht buchführungspflichtig ist, darf sie nutzen. Sie befreit nicht von der Pflicht, Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen und Belege aufzubewahren.

Ersetzendes Scannen

Papierbelege digitalisieren und die Originale danach vernichten. Zulässig, aber nur mit einem beschriebenen und protokollierten Verfahren. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen und bleiben in Papier.

Unveränderbarkeit

Die Anforderung, dass eine abgelegte Aufzeichnung nicht spurlos geändert werden kann. Die GoBD nennen drei gleichwertige Wege: technische Datenträger, Software mit Versionierung und Protokollierung, oder eine organisatorische Regelung wie ein Zugriffsberechtigungskonzept.

Sachverständiger Dritter

Der Maßstab aus § 145 AO: Eine außenstehende Person mit Buchhaltungs- und allgemeinem EDV-Verstand muss sich in angemessener Zeit zurechtfinden. Produktspezifische Kenntnisse Ihrer Software darf sie nicht mitbringen müssen — deshalb muss Ihre Ablage sich ohne mündliche Erklärung erschließen.

AVVAuftragsverarbeitungsvertrag

Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet — Buchhaltungssoftware, Cloud-Speicher, Steuerkanzlei.

Kassennachschau

Eine Prüfung nach § 146b AO, die ohne Ankündigung stattfindet und auch für die offene Ladenkasse gilt. Sie kann ohne gesonderte Anordnung in eine reguläre Außenprüfung übergehen.

Eigenbeleg

Ein selbst erstellter Ersatzbeleg, wenn ein Originalbeleg fehlt oder verloren ging. Er enthält Datum, Betrag, Grund und Unterschrift. Zulässig als Ausnahme, nicht als Regel.

Diese Erklärungen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.