Bargeld ohne Kassensystem
Die offene Ladenkasse ist erlaubt. Aufzeichnen müssen Sie trotzdem — jeden Tag.
Es gibt keine Pflicht zur elektronischen Kasse. Wer Bargeld in einer Geldkassette oder einer Schublade einnimmt, darf das weiter tun. Verlangt wird kein bestimmtes Gerät, sondern eine tägliche, nachvollziehbare Aufzeichnung — und eine Beschreibung, wie Sie dabei vorgehen.
Verfahrensdokumentation einfach ist ein geführter Assistent, der aus Ihren Angaben eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD als prüfungsfähiges PDF erzeugt — einschließlich der Beschreibung Ihrer Kassenführung.
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Was eine offene Ladenkasse ist — und was dadurch entfällt
Eine offene Ladenkasse ist jede Barkasse ohne elektronische Aufzeichnung: die Geldkassette auf dem Markt, die Schublade im Laden, die Kellnerbörse, die Kaffeekasse im Friseursalon. Es gibt kein Gerät, das mitzählt — deshalb muss der Mensch es tun.
Eine ganze Reihe von Pflichten, die viele fürchten, knüpft an den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems an. Ohne ein solches System entstehen sie gar nicht:
- Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Die Belegausgabepflicht — sie trifft nur Betriebe mit elektronischem Aufzeichnungssystem
- Die Mitteilung eines Kassensystems an das Finanzamt
- Ein Zählprotokoll (siehe unten)
Was dagegen nicht entfällt, ist die Aufzeichnung selbst. Sie trifft jeden mit Bareinnahmen — unabhängig von Rechtsform, Umsatzhöhe und Art der Gewinnermittlung.
Was Sie dafür täglich tun
Fünf Handgriffe. Zusammen dauern sie am Ladenschluss ein paar Minuten — wenn sie zur Gewohnheit geworden sind.
- 1
Einnahmen und Ausgaben täglich festhalten
§ 146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung (AO) verlangt es ausdrücklich täglich. Nicht wöchentlich, nicht zum Monatsende. Das ist die Pflicht, an der in der Prüfung am häufigsten etwas fehlt.
- 2
Den Kassenbestand auszählen
Was am Abend in der Kasse liegt, ist der Ausgangspunkt der Rückrechnung. Ohne diesen Wert lässt sich die Tageseinnahme nicht ermitteln.
- 3
Den Kassenbericht rechnen
Endbestand minus Anfangsbestand, plus Ausgaben und Privatentnahmen, minus Einlagen. Was übrig bleibt, ist die Tageseinnahme. Diese Reihenfolge ist der Kern des Kassenberichts.
- 4
Entnahmen und Einlagen belegen
Wer Geld aus der Kasse nimmt oder hineinlegt, schreibt einen Eigenbeleg. Ohne ihn stimmt die Rückrechnung nicht, und die Differenz sieht später aus wie ein Fehler.
- 5
Kassensturzfähig bleiben
Der rechnerische Bestand und das gezählte Geld müssen jederzeit übereinstimmen können. Genau das prüft eine Kassennachschau als Erstes.
Die Beschreibung Ihrer Kassenführung ist in etwa 20 Minuten fertig.
Der Assistent fragt Ihren Kassenweg in normalen Worten ab und formuliert daraus die Abschnitte, die eine Prüfung erwartet.
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Kassenbericht und Zählprotokoll sind nicht dasselbe
Diese beiden Begriffe werden ständig verwechselt, auch von Anbietern, die es besser wissen müssten. Der Unterschied ist wichtig, weil das eine erforderlich ist und das andere nicht.
Kassenbericht
Die Rückrechnung vom ausgezählten Bestand auf die Tageseinnahme. Wer sich auf die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung stützt, kommt daran nicht vorbei — die Tageseinnahme lässt sich sonst gar nicht ermitteln.
Zählprotokoll
Die Aufstellung der gezählten Scheine und Münzen. Keine Pflicht. Der Bundesfinanzhof hat das ausdrücklich entschieden (X R 11/16). Es erleichtert den Nachweis, dass gezählt wurde — mehr nicht.
Wer ein Zählprotokoll führt, muss es aufbewahren. Es gehört dann zu den Aufzeichnungen. Ein Stapel Zettel, der nach ein paar Wochen im Altpapier landet, ist schlechter als gar kein Zählprotokoll.
Das legen Sie dem Prüfer vor.
Ein vollständiges PDF in der Struktur, die die GoBD für Betriebsprüfungen vorsieht — mit Rechtsstand-Angabe, Unterschriftsfeld und Bestätigung durch den Inhaber.
- · Gegliedert nach den geforderten Abschnitten
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Verfahrensdokumentation
nach GoBD · Rechtsstand 14.07.2025
1. Firmenprofil
2. Eingesetzte IT-Systeme
3. Belegprozesse
Bestätigung durch den Inhaber
Unterschrift · Ort, Datum
Was am Ende im Dokument steht
Sie beantworten Fragen zu Ihrem Betrieb; der Assistent formuliert daraus Fließtext. Für eine offene Ladenkasse liest sich das ungefähr so:
„Die Bareinnahmen werden über eine offene Ladenkasse vereinnahmt; ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist nicht im Einsatz. Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO greift deshalb nicht. Die täglichen Aufzeichnungen erfolgen in dieser Form: täglicher Kassenbericht mit Rückrechnung aus dem ausgezählten Bestand. Zum Tagesabschluss ist festgelegt: Kasse wird bei Ladenschluss ausgezählt, Entnahmen und Einlagen werden mit Eigenbeleg erfasst. Für den Kassensturz ist festgelegt: täglich bei Ladenschluss.“
Was hinter den Doppelpunkten steht, sind Ihre eigenen Worte — der Assistent setzt sie unverändert ein, statt sie umzuschreiben. Den Rahmen darum formuliert er. Unter dem Fließtext steht dieselbe Angabe noch einmal als Übersicht, damit ein Prüfer beides hat: den Ablauf und die Merkmale.
Häufige Fragen
Ist die offene Ladenkasse überhaupt noch erlaubt?
Ja. Es gibt in Deutschland derzeit keine Pflicht, eine elektronische Kasse einzusetzen. Wer Bargeld in einer Geldkassette, einer Schublade oder einer Kellnerbörse vereinnahmt, darf das weiterhin tun. Verlangt wird nicht ein bestimmtes Gerät, sondern eine nachvollziehbare Aufzeichnung.
Brauche ich dann eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Nein. Die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a der Abgabenordnung (AO) knüpft an den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems an. Ohne ein solches System entsteht sie nicht. Dasselbe gilt für die Belegausgabepflicht und für die Mitteilung des Systems an das Finanzamt.
Muss ich jeden einzelnen Verkauf aufschreiben?
Der Grundsatz ist die Einzelaufzeichnung (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Davon gibt es aus Zumutbarkeitsgründen eine Ausnahme, die dem Wortlaut nach für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung geschrieben ist. Für Dienstleistungen gilt sie nicht ohne Weiteres — dort greift allenfalls eine Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung, deren Voraussetzungen viele Dienstleistungsbetriebe gerade nicht erfüllen. Ob die Ausnahme in Ihrem Betrieb greift, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbericht und Zählprotokoll?
Der Kassenbericht rechnet von dem, was tatsächlich in der Kasse liegt, auf die Tageseinnahme zurück: Endbestand minus Anfangsbestand, plus Ausgaben und Privatentnahmen, minus Einlagen. Wer sich auf die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung stützt, kommt daran nicht vorbei. Das Zählprotokoll ist etwas anderes — eine Aufstellung der gezählten Scheine und Münzen. Es ist nicht vorgeschrieben.
Ist ein Zählprotokoll Pflicht?
Nein. Der Bundesfinanzhof hat das ausdrücklich entschieden (Beschluss vom 16.12.2016, X R 11/16). Ein Zählprotokoll erleichtert den Nachweis, dass tatsächlich gezählt wurde — mehr nicht. Wer eines führt, muss es allerdings aufbewahren, weil es dann zu den Aufzeichnungen gehört.
Was kostet die Verfahrensdokumentation und wie lange dauert sie?
99 Euro einmalig inklusive Umsatzsteuer, kein Abo. Sie durchlaufen den Assistenten und sehen die Vorschau kostenlos; bezahlt wird erst beim Export des PDF. In der Regel sind Sie in etwa 20 Minuten fertig.
Ohne Kassensystem heißt nicht ohne Dokumentation.
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Jetzt kostenlos startenEtwa 20 Minuten, wenn Sie wissen, welche Programme Sie nutzen und wo Ihre Daten liegen — sonst unterbrechen Sie einfach, Ihr Stand bleibt gespeichert. Vorschau kostenlos, 99 € einmalig inkl. MwSt. erst beim Export.
Rechtsgrundlagen dieser Seite
- § 146 AO — Einzelaufzeichnung, tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben, Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen
- § 146a AO — technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabe und Mitteilungspflicht; knüpft an elektronische Aufzeichnungssysteme an
- § 158 AO — Beweiskraft der Buchführung; ein formeller Mangel führt nicht unmittelbar zur Schätzung, sondern nur soweit Zweifel an der sachlichen Richtigkeit bestehen
- BFH, Beschluss vom 16.12.2016 – X R 11/16 — ein Zählprotokoll ist nicht erforderlich
- GoBD — BMF-Schreiben vom 28.11.2019 i. d. F. vom 14.07.2025; Verwaltungsauffassung, für Finanzgerichte nicht bindend
Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Ob die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung in Ihrem Betrieb greift, beurteilt Ihre Steuerberatung.