Kassenbericht-Vorlage: kostenlos als PDF zum Ausdrucken

Der Punkt, an dem die meisten Vorlagen falsch liegen

Ein Kassenbericht wird rückwärts gerechnet. Man zählt, was am Abend in der Kasse liegt, und leitet daraus ab, wie hoch die Bareinnahme des Tages war — nicht umgekehrt.

Viele kursierende Excel-Vorlagen machen es andersherum: Oben trägt man die Einnahme ein, unten errechnet die Datei den Bestand. Das ist bequem und für eine offene Ladenkasse wertlos. Denn ohne Einzelaufzeichnung ist der gezählte Bestand die einzige Größe, die es wirklich gibt. Alles andere ist daraus abgeleitet. Wer die Richtung umdreht, dokumentiert eine Schätzung und nennt sie Zählung.

So rechnet die Vorlage

• Gezählter Kassenbestand heute — Scheine und Münzen getrennt, jede Hälfte mit eigener Summe
• zuzüglich Barausgaben des Tages, die mit Beleg aus der Kasse bezahlt wurden
• zuzüglich Privatentnahmen
• abzüglich Privateinlagen
• abzüglich Kassenbestand des Vortages
• ergibt die Bareinnahme des Tages

Darunter steht ein zweiter, kleiner Block: der Abgleich mit dem Kassenbuch. Soll laut Kassenbuch, gezählter Ist-Bestand, Differenz — und ein Feld für die vermutete Ursache. Wer mit einer elektronischen Kasse arbeitet, braucht vor allem diesen Teil.

Die Stückelung ist freiwillig — und trotzdem sinnvoll

Hier wird im Netz viel Falsches behauptet, deshalb deutlich: Ein Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben. Der Bundesfinanzhof hat das ausdrücklich entschieden — erforderlich und ausreichend ist ein Kassenbericht auf Grundlage eines tatsächlichen Auszählens, eine Auflistung der genauen Stückzahl von Scheinen und Münzen verlangt niemand.

Die Finanzverwaltung hält dennoch fest, dass ein Zählprotokoll den Nachweis des tatsächlichen Auszählens erleichtert. Genau darum geht es: Die Zahlen für die Stückelung fallen beim Zählen ohnehin an, und wer sie notiert, kann später belegen, dass er gezählt und nicht geschätzt hat. Deshalb ist sie in der Vorlage vorgesehen — als Angebot, nicht als Pflichtfeld.

Ein Punkt, den viele übersehen: Wenn Sie die Stückelung ausfüllen und für die Einnahmenermittlung verwenden, müssen Sie das Blatt aufbewahren. Es wird damit Teil Ihrer Aufzeichnungen.

Kassenbericht oder Kassenbuch — was brauche ich?

Die beiden werden oft verwechselt, machen aber Verschiedenes. Das Kassenbuch hält jeden einzelnen Vorgang mit Beleg fest. Der Kassenbericht hält fest, was am Ende des Tages tatsächlich in der Schublade liegt.

Wer bar einnimmt, braucht in der Regel beides: das Kassenbuch für die laufenden Vorgänge, den Kassenbericht als Nachweis der täglichen Zählung. Eine Kassenbuch-Vorlage samt den neun Regeln, an denen Kassenbücher in der Prüfung scheitern, finden Sie ebenfalls hier — kostenlos und zum Ausdrucken.

Warum als PDF und nicht als Excel-Datei

Weil eine Tabelle die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO nicht erfüllt: Einträge lassen sich nachträglich ändern, ohne dass die Änderung protokolliert wird. Zwei Wege sind sicher — handschriftlich auf einem ausgedruckten, fortlaufend abgehefteten Formular, oder eine Software mit revisionssicherer Festschreibung. Diese Vorlage bedient den ersten.

Das Bild hat zwei Einschränkungen, die im Netz meist fehlen: Es kommt darauf an, ob die Tabelle die einzige Ursprungsaufzeichnung ist, und ein formeller Mangel führt nicht von selbst zu einer Hinzuschätzung. Beides ist mit den einschlägigen Finanzgerichtsentscheidungen in Kassenbuch führen ausgeführt.

Sie führen die Kasse eines Vereins?

Dann passt das Formular vom Aufbau her, die Rechtslage dahinter aber nur zum Teil: Diese Seite und die Ausfüllhinweise sind auf Betriebe mit Bareinnahmen geschrieben — Gastronomie, Einzelhandel, Handwerk, Dienstleistung. Für die Vereinskasse gelten die Vorgaben der Satzung und die Erwartungen der Kassenprüfer, nicht die GoBD. Nutzen Sie das Blatt gern, aber ziehen Sie die Hinweise zur Betriebsprüfung nicht auf Ihren Verein.

Das Formular allein genügt dem Finanzamt nicht

Ein ausgefüllter Kassenbericht beweist eine Zählung. Er beweist nicht, dass in Ihrem Betrieb regelmäßig, von einer benannten Person und nach einem festen Ablauf gezählt wird — und danach fragt eine Kassennachschau als Erstes. Verlangt wird nicht ein Blatt, sondern das Verfahren, aus dem es stammt.

Diese Beschreibung heißt Verfahrensdokumentation. Sie hält fest, wer die Kasse führt und wer vertritt, wann gezählt wird, wie mit Abweichungen umgegangen wird und wohin die ausgefüllten Blätter kommen. Das sind ein paar Sätze pro Ablauf — aber es sind mehrere Abläufe, und jeder muss stimmen. Die meisten Betriebe haben sie trotzdem nicht — meist, weil niemand ihnen gesagt hat, wie kurz sie ausfallen darf.

Häufige Fragen