Sie heben alles auf und finden nichts wieder
Eine Ordnung für Ihre Belege, die Sie heute anlegen können.
Sechs Fragen, und Sie bekommen einen fertigen Ordnerbaum für Ihre Buchhaltung — zugeschnitten auf Ihren Betrieb, mit einem Dateinamen-Schema und als ZIP mit fertigen Ordnern zum Entpacken. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Es gibt keine vorgeschriebene Ordnerstruktur. Verlangt wird, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit zurechtfindet (§ 145 Abs. 1 AO). Das ist der Maßstab, an dem sich dieser Vorschlag ausrichtet.
Wie kommen Ihre Belege herein?
Mehrfachauswahl.
Was passiert mit dem Papier?
Haben Sie Bareinnahmen?
Wie ermitteln Sie den Gewinn?
Arbeitet ein Steuerbüro mit?
Haben Sie Angestellte?
Ihre Struktur
Buchhaltung/
├── 2026/
│ ├── 01_Ausgangsrechnungen/
│ ├── 02_Eingangsrechnungen/
│ ├── 03_Kasse/
│ ├── 04_Bank/
│ ├── 05_Steuer_Bescheide/
│ ├── 06_Steuerbuero/
│ └── 07_EUER/
├── 2025/
│ └── ... (gleiche Unterordner)
├── Dauerbelege/
│ ├── Vertraege/
│ ├── Anlagevermoegen/
│ └── Versicherungen/
└── Verfahrensdokumentation/
└── Scan-Protokolle/Dateinamen
JJJJ-MM-TT_Belegart_Partner_Belegnummer.pdf
2026-03-14_Kasse_Tagesabschluss.pdf
Das Datum im ISO-Format sortiert von allein. Die Belegnummer verbindet Datei und Buchung. Keine Umlaute, keine Leerzeichen.
23 fertige Ordner plus eine Textdatei, die den Aufbau erklärt. Entpacken Sie das Archiv dort, wo Ihre Buchhaltung liegen soll.
Was wohin gehört
- 01_Ausgangsrechnungen
- Was Sie in Rechnung gestellt haben — fortlaufend nummeriert.
- 02_Eingangsrechnungen
- Was Sie bezahlt haben: Lieferanten, Material, Software, Miete.
- 03_Kasse
- Kassenbuch oder Kassenberichte, Tagesabschlüsse, Eigenbelege für Entnahmen.
- 04_Bank
- Kontoauszüge und Abrechnungen der Zahlungsdienstleister.
- 05_Steuer_Bescheide
- Voranmeldungen, Erklärungen, Bescheide vom Finanzamt.
- 06_Steuerbuero
- Was wann übergeben wurde. Ein Übergabenachweis erspart später die Frage, wer etwas hat.
- 07_EUER
- Die Einnahmenüberschussrechnung des Jahres samt Anlagen.
Warum diese Reihenfolge
- Das Jahr steht ganz oben, weil Aufbewahrungsfristen jahrweise ablaufen. So lässt sich ein Jahrgang später am Stück aussondern.
- Dauerbelege liegen außerhalb der Jahresordner: Ein Mietvertrag von 2019 wirkt auch 2026 noch.
- Der Scan gehört ins Jahr und in die Belegart, nicht in einen eigenen Ordner „Scans“. Sonst muss man später an zwei Stellen suchen.
- Neben der digitalen Ablage brauchen Sie drei Plätze auf Papier: einen Korb „gescannt, Prüfung offen“, einen Ordner für Unterlagen, die im Original bleiben, und den Schredder. Vernichtet wird erst nach der Lesbarkeitsprüfung und der ersten Datensicherung.
Die Ordnung ist die eine Hälfte. Die Beschreibung ist die andere.
Ein aufgeräumter Ordner hilft Ihnen. Einem Prüfer hilft er erst, wenn dabeisteht, nach welcher Regel abgelegt wird — und wer das macht, wo gesichert wird und wer Zugriff hat. Genau das ist eine Verfahrensdokumentation, und genau danach fragt der Assistent.
Ihre Antworten von dieser Seite passen dort direkt hinein. Im fertigen Dokument steht dann ein Satz wie dieser:
„Die Belege sind so geordnet: Jahr zuerst, darunter Belegarten; Dauerbelege außerhalb der Jahresordner. Dateien nach dem Schema JJJJ-MM-TT_Belegart_Partner_Belegnummer.“
Vorschau kostenlos, 99 € einmalig inkl. MwSt. erst beim PDF-Export.
Häufige Fragen
Gibt es eine vorgeschriebene Ordnerstruktur?
Nein. Weder die Abgabenordnung noch die GoBD schreiben Ordnernamen vor. Verlangt wird etwas anderes: dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit zurechtfindet (§ 145 Abs. 1 AO) und dass nachvollziehbar ist, wie Sie ablegen. Eine klare Struktur ist der einfachste Weg dorthin — welche, bleibt Ihnen überlassen.
Warum das Jahr ganz oben und nicht die Belegart?
Weil Aufbewahrungsfristen jahrweise ablaufen. Steht das Jahr oben, lässt sich ein Jahrgang später am Stück aussondern. Steht die Belegart oben, müssen Sie dafür in jedem Ordner einzeln aufräumen.
Ich habe schon eine Ablage. Muss ich jetzt alles umbauen?
Nein, und meistens sollten Sie es auch nicht. Eine gewachsene Ablage umzubauen kostet Zeit und erzeugt Fehler. Sinnvoller ist, ab dem laufenden Jahr sauber zu beginnen und die alten Jahrgänge so zu lassen, wie sie sind — beschrieben wird dann beides.
Reicht diese Struktur als Verfahrensdokumentation?
Nein. Sie ist ein Teil davon: die Beschreibung, wie Ihre Belege geordnet sind. Dazu gehören noch die Erfassungswege, die Aufbewahrung, die Unveränderbarkeit, die Datensicherung, die Zugriffsrechte und die Kontrollen. Genau diese Angaben sammelt der Assistent ein.
Warum keine Umlaute in den Ordnernamen?
Aus praktischen Gründen, nicht aus rechtlichen. Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen machen beim Synchronisieren zwischen Systemen, beim Sichern und beim Übertragen an eine Kanzlei regelmäßig Ärger. In den Dateinamen gilt dasselbe.
Rechtsgrundlagen dieser Seite
Dieser Vorschlag ist eine Empfehlung, keine Vorgabe. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.