Sie haben gerade gegründet oder stehen kurz davor
Was Sie ab Tag eins aufzeichnen und aufbewahren müssen.
Aufzeichnen und aufbewahren müssen Sie ab dem ersten Beleg — unabhängig von Rechtsform, Umsatz und Gewinn. Ob darüber hinaus eine doppelte Buchführung mit Bilanz nötig ist, hängt davon ab, wie Sie gegründet haben. Und drei Dinge legen Sie besser sofort fest, statt sie in drei Jahren zu rekonstruieren.
Verfahrensdokumentation einfach ist ein geführter Assistent, der Ihre Belegwege, Ablage und Zuständigkeiten abfragt und daraus die von den GoBD verlangte Dokumentation erzeugt.
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„Buchführung" meint zweierlei — und das wird ständig verwechselt
Der häufigste Irrtum am Anfang. Gemeint sind zwei verschiedene Dinge, und nur eines davon hängt an Größe und Rechtsform.
1. Aufzeichnen und aufbewahren — das gilt für alle, ab dem ersten Beleg
Einnahmen und Ausgaben festhalten, jeden Beleg aufbewahren, bei Bargeld täglich aufzeichnen. Unabhängig von Rechtsform, Umsatz und Gewinn — auch bei einer Nebentätigkeit mit zwei Rechnungen im Monat. Hier gibt es keine Freigrenze.
2. Doppelte Buchführung mit Bilanz — das hängt an der Rechtsform
Und zwar zuerst an ihr, nicht am Umsatz:
| GmbH, UG, AG, OHG, KG | ab dem ersten Tag — auch bei kleinsten Umsätzen (§ 140 AO i. V. m. §§ 238 ff. HGB) |
| Eingetragener Kaufmann (e.K.) | grundsätzlich ja, aber § 241a HGB befreit unterhalb von 800.000 € Umsatzerlösen und 80.000 € Jahresüberschuss |
| Kleingewerbe ohne HR-Eintrag | erst ab denselben Grenzen nach § 141 AO — und erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts |
| Freiberufler | nie buchführungspflichtig; die Einnahmenüberschussrechnung genügt immer |
Für diese Seite ist vor allem Punkt 1 wichtig: Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten treffen alle vier Gruppen gleichermaßen. Ob Sie bilanzieren müssen oder eine Einnahmenüberschussrechnung machen, ändert daran nichts — und auch nichts daran, dass die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation erwartet.
Welche Gruppe auf Sie zutrifft, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro. Diese Seite ordnet die Regeln, sie beurteilt Ihren Fall nicht.
Was dagegen ab dem ersten Tag gilt
Unabhängig von Rechtsform, Umsatz und Gewinn — auch bei einer Nebentätigkeit mit zwei Rechnungen im Monat.
- Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen, jede mit Beleg. Keine Buchung ohne Beleg.
- Belege in der Form aufbewahren, in der sie angekommen sind. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
- Bei Bareinnahmen: Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Alles so führen, dass ein sachverständiger Dritter es in angemessener Zeit nachvollziehen kann (§ 145 Abs. 1 AO).
Das ist der ganze Pflichtteil für den Anfang. Wenig ist er nicht — die tägliche Aufzeichnung ist eine echte Gewohnheit, und die Aufbewahrung im Originalformat kostet eine Entscheidung, die man einmal treffen muss. Aber er ist überschaubar, solange man ihn von Beginn an einhält. Teuer wird er rückwirkend.
Die drei Dinge, die Sie jetzt einmal festlegen
Nicht weil eine Behörde es diese Woche verlangt, sondern weil es später zehnmal so lange dauert.
Wohin die Belege kommen
Ein Eingangsort für Papier, einer für Digitales. Ordner nach Jahren, darunter nach Belegart. Ein Dateinamen-Schema, das Sie durchhalten. In Woche eins festgelegt: einmalig. In Jahr drei nachgeholt: Sortierarbeit.
Wo die Daten liegen
Kein Detail, sondern Gesetz: § 146 Abs. 2 AO verlangt die Führung im Inland, Abs. 2a erlaubt die EU ohne Bewilligung, für Drittstaaten braucht es nach Abs. 2b einen Antrag. Prüfen Sie die Region, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden.
Wie Sie es beschreiben
Die Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung genau dieser Abläufe. Am Anfang kaum Arbeit, weil Sie ohnehin gerade entscheiden, wie Sie arbeiten wollen.
Der Assistent fragt genau diese drei Bereiche ab — und schlägt für jeden ein Vorgehen vor, das Sie übernehmen können, wenn Sie noch keines haben.
Einmal festlegen, statt später rekonstruieren.
Ablage, Belegwege, Datensicherung, Zugriffsrechte, Kontrollen — der Assistent führt Sie durch alles.
Jetzt kostenlos startenEtwa 20 Minuten, wenn Sie wissen, welche Programme Sie nutzen und wo Ihre Daten liegen — sonst unterbrechen Sie einfach, Ihr Stand bleibt gespeichert. Vorschau kostenlos, 99 € einmalig inkl. MwSt. erst beim Export.
Das legen Sie dem Prüfer vor.
Ein vollständiges PDF in der Struktur, die die GoBD für Betriebsprüfungen vorsieht — mit Rechtsstand-Angabe, Unterschriftsfeld und Bestätigung durch den Inhaber.
- · Gegliedert nach den geforderten Abschnitten
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Verfahrensdokumentation
nach GoBD · Rechtsstand 14.07.2025
1. Firmenprofil
2. Eingesetzte IT-Systeme
3. Belegprozesse
Bestätigung durch den Inhaber
Unterschrift · Ort, Datum
Was Gründer am häufigsten falsch machen
Geschäftliches und Privates auf einem Konto. Nicht verboten, macht aber jede spätere Prüfung mühsam und jede Abgrenzung angreifbar.
Belege im E-Mail-Postfach lassen. Ein Postfach ist kein Archiv: Es wird geleert, migriert, der Zugriff hängt am Vertrag. Bei E-Rechnungen kommt hinzu, dass die Datei im Originalformat aufzubewahren ist.
Denken, Kleinunternehmer heiße „keine Aufzeichnungspflicht". Die Regelung betrifft die Umsatzsteuer. Aufzeichnen und aufbewahren müssen Sie genauso.
Bareinnahmen erst am Wochenende notieren. Täglich heißt täglich. Das ist die Vorschrift, an der in Prüfungen am häufigsten etwas hängen bleibt.
Häufige Fragen
Muss ich als Gründer sofort eine doppelte Buchführung mit Bilanz machen?
Das hängt an der Rechtsform, nicht am Umsatz. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sowie eingetragene Personenhandelsgesellschaften sind über § 140 AO in Verbindung mit den §§ 238 ff. HGB ab dem ersten Tag buchführungspflichtig — auch bei kleinen Umsätzen. Einzelkaufleute sind es grundsätzlich auch, werden aber durch § 241a HGB unterhalb von 800.000 Euro Umsatzerlösen und 80.000 Euro Jahresüberschuss befreit. Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag fallen unter § 141 AO mit denselben Grenzen, und dort beginnt die Pflicht erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts. Freiberufler sind nie buchführungspflichtig. Aufzeichnen und aufbewahren müssen aber alle vier ab dem ersten Beleg.
Ab wann muss ich meine Bareinnahmen aufzeichnen?
Ab der ersten Bareinnahme. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden — unabhängig von Umsatz, Rechtsform und Gewinnermittlung. Ein Kassenbuch im buchhalterischen Sinn folgt dagegen erst aus der Buchführungspflicht; wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, braucht keines im technischen Sinne, muss aber täglich aufzeichnen — bei einer offenen Ladenkasse in Form des täglichen Kassenberichts. Ohne Bareinnahmen entfällt beides. Eine elektronische Kasse ist derzeit nicht vorgeschrieben; geplant ist eine Pflicht ab 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz und mehr als 12.000 € Barumsatz (Kabinettsentwurf vom 23.09.2026).
Ist das nicht etwas, das man später macht?
Aufzeichnungen nicht: Was täglich festzuhalten ist, lässt sich nicht rückwirkend erzeugen, ohne dass es auffällt. Die Beschreibung der Abläufe können Sie nachholen — nur ist sie am Anfang eine Viertelstunde Arbeit und nach drei Jahren Rekonstruktion.
Was kostet es und wie lange dauert es?
99 Euro einmalig inklusive Umsatzsteuer, kein Abo und keine Folgekosten. Sie durchlaufen den Assistenten und sehen die Vorschau kostenlos; bezahlt wird erst beim PDF-Export. In der Regel sind Sie in etwa 20 Minuten fertig.
Was ist mit Rechtsform, Kleinunternehmerregelung und Gewerbeanmeldung?
Damit befasst sich diese Seite bewusst nicht. Hier geht es um Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Für steuerliche Wahlrechte ist Ihr Steuerberater zuständig, für die Anmeldung das Gewerbeamt und das Finanzamt, und für den allgemeinen Gründungsfahrplan die IHK oder Handwerkskammer.
Und wenn sich später etwas ändert?
Dann aktualisieren Sie die Dokumentation. Eine abgeschlossene Fassung wird dabei nie überschrieben: Es entsteht eine neue Version, die alte bleibt erhalten. Das ist im Kaufpreis enthalten.
Der beste Zeitpunkt dafür ist jetzt.
Später ist es dieselbe Arbeit — nur mit drei Jahren Rückstand.
Jetzt kostenlos startenEtwa 20 Minuten, wenn Sie wissen, welche Programme Sie nutzen und wo Ihre Daten liegen — sonst unterbrechen Sie einfach, Ihr Stand bleibt gespeichert. Vorschau kostenlos, 99 € einmalig inkl. MwSt. erst beim Export.
Rechtsgrundlagen dieser Seite
- § 140 AO — abgeleitete Buchführungspflicht aus anderen Gesetzen, insbesondere dem HGB
- § 141 AO — eigenständige Buchführungspflicht ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn, Beginn nach Mitteilung
- § 238 HGB — Buchführungspflicht jedes Kaufmanns
- § 241a HGB — Befreiung für Einzelkaufleute unterhalb der Schwellenwerte
- § 145 AO — Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten
- § 146 AO — tägliche Kassenaufzeichnung, Führung im Inland und in der EU
- § 147 AO — Aufbewahrungsfristen und maschinelle Auswertbarkeit
- GoBD — BMF-Schreiben vom 28.11.2019 i. d. F. vom 14.07.2025
Diese Seite behandelt Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, nicht Rechtsformwahl, Kleinunternehmerregelung oder Gewerbeanmeldung. Sie dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.