Ihre Kanzlei hat danach gefragt
„Haben Sie eine Verfahrensdokumentation?“ — und Sie hatten noch nie davon gehört.
Ihr Steuerberater hat recht. Und Sie sind trotzdem nicht im Rückstand: Der Begriff steht in keinem Gesetz, es gibt keine Frist, und fast niemand hört ihn, bevor ihn jemand danach fragt.
Verfahrensdokumentation einfach ist ein geführter Assistent, der aus Ihren Angaben eine GoBD-Verfahrensdokumentation als prüfungsfähiges PDF erzeugt.
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Warum Sie den Begriff nicht kennen konnten
In der Abgabenordnung kommt das Wort „Verfahrensdokumentation“ nicht vor. Es stammt aus den GoBD — den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Das ist Verwaltungsauffassung: Die Finanzverwaltung sagt damit, wie sie die Gesetze auslegt. Die gesetzliche Grundlage selbst sind die Nachvollziehbarkeits- und Aufbewahrungspflichten der §§ 145 und 147 AO.
Deshalb steht der Begriff in keinem Gründungsratgeber und auf keinem Merkblatt vom Gewerbeamt. Er begegnet den meisten Betrieben genau zweimal: wenn die Kanzlei danach fragt — oder wenn der Prüfer danach fragt. Die erste Variante ist die deutlich angenehmere.
Sie können sie heute selbst erstellen.
Der Assistent fragt Ihren Betrieb Schritt für Schritt ab und erzeugt daraus ein prüfungsfähiges PDF.
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Warum die Kanzlei sie nicht einfach schreibt
Weil sie nicht weiß, wie es bei Ihnen zugeht. In einer Verfahrensdokumentation steht, wer die Post öffnet, wo die Rechnungen bis zur Buchung liegen, womit gescannt wird, wer am Abend die Kasse zählt und wer das übernimmt, wenn diese Person krank ist. Diese Angaben kommen aus Ihrem Betrieb — die Kanzlei kann sie erfragen, aber nicht kennen.
Dazu kommt eine Zuständigkeit, die die GoBD ausdrücklich festhalten: Für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen bleibt der Steuerpflichtige verantwortlich, auch wenn er die Buchführung an eine Kanzlei ausgelagert hat. Ihre Kanzlei bucht für Sie. Beschreiben, wie es bei Ihnen abläuft, kann nur der Betrieb selbst.
Die hervorgehobenen Zeilen sind das, wonach Ihre Kanzlei gefragt hat. Genau diese Angaben sammelt der Assistent ein.
Das legen Sie dem Prüfer vor.
Ein vollständiges PDF in der Struktur, die die GoBD für Betriebsprüfungen vorsieht — mit Rechtsstand-Angabe, Unterschriftsfeld und Bestätigung durch den Inhaber.
- · Gegliedert nach den geforderten Abschnitten
- · Unveränderliches Audit-Log belegt Erstellung und Export
- · Jederzeit aktualisierbar, wenn sich etwas im Betrieb ändert
Verfahrensdokumentation
nach GoBD · Rechtsstand 14.07.2025
1. Firmenprofil
2. Eingesetzte IT-Systeme
3. Belegprozesse
Bestätigung durch den Inhaber
Unterschrift · Ort, Datum
Antworten statt nachfragen.
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Was Sie Ihrer Kanzlei antworten können
Wenn Sie das Thema von sich aus zurückspielen wollen, reichen zwei Sätze:
„Ich erstelle die Verfahrensdokumentation selbst und schicke sie Ihnen zu. Sagen Sie mir bitte, wenn aus Ihrer Sicht etwas fehlt.“
Das ist die Aufgabenteilung, die in der Sache stimmt: Sie beschreiben Ihre Abläufe, die Kanzlei beurteilt den steuerlichen Einzelfall. Und es ist der Weg, der Sie am wenigsten kostet — die Erstellung durch eine Kanzlei wird nach Zeit abgerechnet, und den größten Teil dieser Zeit verbringt sie damit, Ihnen genau die Fragen zu stellen, die auch der Assistent stellt.
Drei Dinge, die Sie dabei nicht brauchen
- Keine Software, die Sie zusätzlich kaufen. Beschrieben wird, was Sie ohnehin nutzen.
- Keine neuen Abläufe. Die Dokumentation beschreibt Ihren Betrieb, sie schreibt ihn nicht um.
- Keine Fachsprache. Die Formulierungen entstehen aus Ihren Antworten.
Häufige Fragen
Warum habe ich davon noch nie gehört?
Weil der Begriff in keinem Gesetz steht. Er stammt aus den GoBD, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums — also aus der Verwaltungsauffassung. Wer nicht beruflich damit zu tun hat, begegnet ihm in der Regel erst, wenn ihn jemand danach fragt.
Warum schreibt meine Kanzlei sie nicht einfach?
Weil darin steht, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird — wer die Post öffnet, wo die Belege liegen, wer die Kasse abrechnet. Das weiß die Kanzlei nicht, und sie kann es nicht erfinden. Manche Kanzleien bieten die Erstellung als eigene Leistung an; sie interviewen Sie dann dazu. Den Inhalt liefern in jedem Fall Sie.
Bin ich jetzt im Rückstand?
Streng genommen gilt die Pflicht schon, seit Sie Bücher oder Aufzeichnungen führen — Sie sind damit aber in sehr großer Gesellschaft, und es ist nie zu spät. Eine Dokumentation, die den heutigen Zustand mit dem heutigen Datum beschreibt, ist der richtige Weg. Was Sie nicht tun sollten, ist sie älter aussehen zu lassen, als sie ist.
Ich habe eine kleine Firma. Gilt das trotzdem für mich?
Ja. Die GoBD gelten für Buchführungs- und für Aufzeichnungspflichten, unabhängig von Rechtsform und Größe. Der Umfang darf aber zum Betrieb passen: Ein Ein-Personen-Betrieb braucht keine dreißig Seiten, sondern eine vollständige Beschreibung seiner tatsächlichen Abläufe.
Was kostet es und wie lange dauert es?
99 Euro einmalig inklusive Umsatzsteuer, kein Abo. Sie durchlaufen den Assistenten und sehen die Vorschau kostenlos; bezahlt wird erst beim PDF-Export. In der Regel sind Sie in etwa 20 Minuten fertig.
Kann ich das Ergebnis meiner Kanzlei schicken?
Ja, und das ist auch sinnvoll. Sie erhalten ein PDF mit Rechtsstand-Angabe und Unterschriftsfeld. Ihre Kanzlei sieht darin auf einen Blick, wie Ihre Abläufe aussehen — und kann sagen, wo aus ihrer Sicht noch etwas fehlt.
Beim nächsten Termin ist die Frage erledigt.
99 € einmalig inkl. MwSt., kein Abo. Bezahlt wird erst beim PDF-Export.
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Rechtsgrundlagen dieser Seite
Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Ob in Ihrem Betrieb über die Dokumentation hinaus etwas zu klären ist, beurteilt Ihre Steuerberatung.