Sie haben eine Prüfungsanordnung erhalten
Die Betriebsprüfung ist angekündigt. Was Sie jetzt vorbereiten müssen.
Das meiste liegt bereits bei Ihnen oder beim Steuerbüro — Abschlüsse, Belege, Kassendaten. Ein Punkt fehlt fast immer: die Verfahrensdokumentation. Und genau die können Sie heute noch selbst erstellen, ohne Termin und ohne fremde Hilfe.
Verfahrensdokumentation einfach ist ein geführter Assistent, der aus Ihren Angaben eine GoBD-Verfahrensdokumentation als prüfungsfähiges PDF erzeugt.
Etwa 20 Minuten, wenn Sie Ihre Programme und Speicherorte kennen · Vorschau kostenlos · 99 € einmalig inkl. MwSt. erst beim Export
Was der Prüfer sehen will
Das meiste davon haben Sie. Einen Punkt hat kaum jemand.
- Jahresabschlüsse oder Einnahmenüberschussrechnungen der geprüften Jahre
- Buchführungsdaten in auswertbarer Form
- Belege der geprüften Jahre
- Bei Bareinnahmen: Kassenbücher, Kassenberichte, Z-Bons
- Bei elektronischer Kasse: Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle, TSE-Unterlagen
- Die Verfahrensdokumentation — die Beschreibung, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird
Aufbewahrungs- und vorlagepflichtig sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ausdrücklich auch „die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen". Genau dort steht die Verfahrensdokumentation.
In etwa 20 Minuten haben Sie sie.
Der Assistent fragt Ihren Betrieb Schritt für Schritt ab und erzeugt daraus ein prüfungsfähiges PDF.
Jetzt kostenlos startenEtwa 20 Minuten, wenn Sie wissen, welche Programme Sie nutzen und wo Ihre Daten liegen — sonst unterbrechen Sie einfach, Ihr Stand bleibt gespeichert. Vorschau kostenlos, 99 € einmalig inkl. MwSt. erst beim Export.
„Darf ich das jetzt überhaupt noch?"
Ja. Das ist die Frage, die in dieser Lage am meisten Unruhe stiftet, und die Antwort ist einfacher als befürchtet: Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Betrieb heute gearbeitet wird. Dieser Zustand besteht. Sie halten ihn fest, mit dem heutigen Datum.
Was Sie nicht tun sollten: ein Datum wählen, das die Dokumentation älter aussehen lässt, als sie ist. Aktuell und ehrlich schlägt rückdatiert — und zwar deutlich. Dasselbe gilt für Belege und Protokolle.
Zur Einordnung, weil sie in beide Richtungen ehrlich ist: Die GoBD halten selbst fest, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht ist, soweit die Nachprüfbarkeit dadurch nicht beeinträchtigt wird. Das kleine Wort „soweit" ist der Punkt: Wer sie hat, diskutiert nicht weiter. Wer sie nicht hat, muss die Nachvollziehbarkeit auf anderem Weg belegen.
Das legen Sie dem Prüfer vor.
Ein vollständiges PDF in der Struktur, die die GoBD für Betriebsprüfungen vorsieht — mit Rechtsstand-Angabe, Unterschriftsfeld und Bestätigung durch den Inhaber.
- · Gegliedert nach den geforderten Abschnitten
- · Unveränderliches Audit-Log belegt Erstellung und Export
- · Jederzeit aktualisierbar, wenn sich etwas im Betrieb ändert
Verfahrensdokumentation
nach GoBD · Rechtsstand 14.07.2025
1. Firmenprofil
2. Eingesetzte IT-Systeme
3. Belegprozesse
Bestätigung durch den Inhaber
Unterschrift · Ort, Datum
Heute anfangen, heute fertig sein.
Kein Termin, keine Rückfrage beim Steuerbüro, keine Wartezeit.
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Zwei Dinge, die in dieser Woche noch helfen
Sie dürfen um Verlegung bitten
Das Gesetz nennt keine feste Frist, sondern verlangt die Bekanntgabe „angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung" (§ 197 Abs. 1 AO). Und ausdrücklich vorgesehen ist: Auf Antrag soll der Beginn verlegt werden, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden (§ 197 Abs. 2 AO). Krankheit, Urlaub, die Abwesenheit der Person, die Auskunft geben kann — der Antrag ist formlos möglich.
Ordnen schlägt sammeln
Der Prüfer bewertet auch, wie schnell Sie etwas finden. Eine vollständige, aber unsortierte Ablage wirkt schlechter als eine geordnete mit einer erklärten Lücke. Wenn etwas fehlt: notieren, was fehlt und warum. Diese Notiz ist im Termin mehr wert als eine unkommentierte Lücke.
Und was Sie jetzt nicht tun sollten
- · Nichts nachträglich ändern — § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt.
- · Nichts rückdatieren, weder Belege noch Protokolle noch die Dokumentation.
- · Keine Lücken auffüllen. Ein fehlender Beleg ist besser als ein nachgebauter.
- · Nicht in Vorleistung erzählen. Beantworten Sie, was gefragt wird.
Häufige Fragen
Darf ich die Verfahrensdokumentation jetzt noch erstellen?
Ja. Sie beschreibt, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird — und dieser Zustand besteht heute. Erstellen Sie sie mit dem heutigen Datum. Was Sie nicht tun sollten, ist ein Datum zu wählen, das sie älter aussehen lässt, als sie ist.
Bedeutet die Prüfungsanordnung, dass man mir etwas vorwirft?
Nein. Eine Außenprüfung ist ein reguläres Verfahren. Die Anordnung nennt, welche Steuerarten und welche Jahre geprüft werden — mehr sagt sie nicht aus.
Kann ich den Termin verschieben lassen?
Ja. § 197 Abs. 2 AO: Auf Antrag soll der Beginn verlegt werden, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden — Krankheit, Urlaub, Abwesenheit der auskunftsfähigen Person. Formlos möglich.
Brauche ich dafür meinen Steuerberater?
Für die Prüfung insgesamt: Wenn Sie einen haben, informieren Sie ihn sofort. Für die Verfahrensdokumentation nicht — sie beschreibt Ihre eigenen Abläufe, und die kennen Sie besser als jede Kanzlei. Der Assistent führt Sie durch die Angaben, die hineingehören.
Was kostet es und wie lange dauert es?
99 Euro einmalig inklusive Umsatzsteuer, kein Abo. Sie durchlaufen den Assistenten und sehen die Vorschau kostenlos; bezahlt wird erst beim PDF-Export. In der Regel sind Sie in etwa 20 Minuten fertig.
Was ist, wenn mir Unterlagen fehlen?
Sagen Sie es und erklären Sie, warum. Ein fehlendes Dokument wiegt weniger als ein nachträglich erstelltes. Formelle Mängel berechtigen nach § 158 Abs. 2 Nr. 1 AO ohnehin nur dann zur Schätzung, wenn sie Anlass geben, an der sachlichen Richtigkeit zu zweifeln.
Die Prüfung kommt. Der eine Punkt muss nicht offen bleiben.
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Rechtsgrundlagen dieser Seite
Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Wenn Sie ein Steuerbüro haben, informieren Sie es unmittelbar nach Erhalt der Prüfungsanordnung.