Der Ordner ist voll. Der Keller auch.
Dürfen Sie die Papierbelege endlich wegwerfen? Ja — unter einer Bedingung.
Sie dürfen Papierbelege scannen und die Originale danach vernichten. Die Bedingung ist eine einzige: Sie müssen vorher aufgeschrieben haben, wie Sie dabei vorgehen. Ohne diese Beschreibung haben Sie hinterher weder Papier noch Nachweis.
Verfahrensdokumentation einfach ist ein geführter Assistent, der aus Ihren Angaben eine GoBD-Verfahrensdokumentation als prüfungsfähiges PDF erzeugt — einschließlich der Beschreibung Ihres Scan-Verfahrens.
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Was das Gesetz erlaubt
§ 147 Abs. 2 AO lässt zu, aufbewahrungspflichtige Unterlagen als bildliche Wiedergabe aufzubewahren. Zwei Bedingungen stehen im Gesetz selbst: Die Wiedergabe muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, und sie muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden können.
Die dritte Bedingung kommt aus den GoBD: Das Vorgehen beim Scannen soll in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein — wer scannt, wann, womit, wie geprüft wird und wann die Originale vernichtet werden. Das ist Verwaltungsauffassung und kein Gesetzeswortlaut, aber es ist der Maßstab, an dem eine Prüfung Ihr Vorgehen misst.
Anders gesagt: Das Papier wegzuwerfen ist erlaubt. Es ohne Beschreibung wegzuwerfen nimmt Ihnen die Möglichkeit, später zu zeigen, wie der Scan entstanden ist.
Die Beschreibung ist in etwa 20 Minuten fertig.
Der Assistent fragt Ihr Scan-Verfahren mit ab und schlägt ein sauberes Vorgehen vor, das Sie übernehmen können.
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Die Reihenfolge, die Sie schützt
Der entscheidende Punkt ist nicht die Technik, sondern die Reihenfolge — sie schützt Sie, wenn ein Scan misslingt.
- 1
Scannen
Vollständig und lesbar, ohne Nachbearbeitung. Farbe nur, wenn sie etwas aussagt — rote Minusbeträge, farbige Prüfvermerke, Stempel.
- 2
Lesbarkeit prüfen und festhalten
Das Ergebnis kommt ins Scan-Protokoll: Datum, Anzahl der Belege, Prüfkürzel. Das Protokoll belegt den Vorgang, nicht den Inhalt.
- 3
Richtig ablegen
Der Scan gehört dorthin, wo der Beleg hingehört — ins Jahr und in die Belegart. Nicht in einen eigenen Ordner „Scans“; der zerreißt die Ordnung.
- 4
Warten, bis gesichert wurde
Erst wenn der Scan mindestens einmal in einer Datensicherung war, ist er sicher vorhanden. Bis dahin liegt das Papier in einem Korb „gescannt, Prüfung offen“.
- 5
Erst jetzt vernichten
Und das Vernichtungsdatum ins Protokoll eintragen. Damit ist nachvollziehbar, wann aus dem Papier ein digitaler Beleg wurde.
- 6
Zwei Dinge bleiben Papier
Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind von der bildlichen Wiedergabe ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO).
Der häufigste Fehler: direkt am Scanner vernichten. Zwischen dem Scan und dem Papierkorb müssen die Lesbarkeitsprüfung und mindestens eine Datensicherung liegen. Dafür brauchen Sie einen physischen Zwischenplatz — einen Korb, ein Fach, eine Kiste.
Das legen Sie dem Prüfer vor.
Ein vollständiges PDF in der Struktur, die die GoBD für Betriebsprüfungen vorsieht — mit Rechtsstand-Angabe, Unterschriftsfeld und Bestätigung durch den Inhaber.
- · Gegliedert nach den geforderten Abschnitten
- · Unveränderliches Audit-Log belegt Erstellung und Export
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Verfahrensdokumentation
nach GoBD · Rechtsstand 14.07.2025
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Unterschrift · Ort, Datum
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Was am Ende im Dokument steht
Der Assistent fragt Ihr Vorgehen in normalen Worten ab und formuliert daraus die Abschnitte, die eine Prüfung erwartet. Für das ersetzende Scannen liest sich das ungefähr so:
„Papierbelege werden eingescannt und danach digital abgelegt; eingesetzt wird dafür ein Dokumentenscanner mit Belegtransfer in die Buchhaltung. Die Papieroriginale werden nach dem Scannen vernichtet: nach Lesbarkeitsprüfung und erster Datensicherung, dokumentiert im Scan-Protokoll. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz bleiben nach § 147 Abs. 2 AO in Papierform erhalten.“
Diese Sätze entstehen aus Ihren Antworten — Sie müssen nichts juristisch formulieren. Unter dem Fließtext steht dieselbe Angabe noch einmal als Übersicht, damit ein Prüfer beides hat: den Ablauf und die Merkmale.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege wirklich vernichten?
Ja. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als bildliche Wiedergabe, wenn diese bildlich mit dem Original übereinstimmt und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden kann. Die GoBD nennen dafür den Begriff „ersetzendes Scannen“ und erwarten, dass das Vorgehen beschrieben ist.
Was ist ausgenommen?
Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Für sie gilt die bildliche Wiedergabe nach § 147 Abs. 2 AO ausdrücklich nicht; sie bleiben im Original erhalten. Prüfen Sie außerdem, ob einzelne Unterlagen aus anderen Gründen im Original gebraucht werden — etwa Urkunden oder Zollpapiere.
Reicht ein Foto mit dem Handy?
Es kommt nicht auf das Gerät an, sondern auf das Ergebnis und auf das Verfahren. Der Scan muss vollständig und lesbar sein, und es muss festgehalten sein, wie und von wem geprüft wurde. Ein Handyfoto kann das erfüllen; eine unscharfe Aufnahme mit abgeschnittenem Rand erfüllt es nicht.
Muss ich in Farbe scannen?
Nur, wenn die Farbe etwas aussagt — rote Minusbeträge, farbige Prüfvermerke, Stempel oder Unterschriften, bei denen die Farbe eine Bedeutung hat. Sonst genügt Graustufe.
Was passiert, wenn ich das Papier ohne Beschreibung wegwerfe?
Dann haben Sie danach weder das Original noch einen Nachweis darüber, wie der Scan entstanden ist. Der Scan bleibt ein Beleg; er ist nur schwerer zu verteidigen, wenn jemand fragt, wie er zustande kam. Deshalb steht die Beschreibung vor der Vernichtung — nicht danach.
Was kostet es und wie lange dauert es?
99 Euro einmalig inklusive Umsatzsteuer, kein Abo. Sie durchlaufen den Assistenten und sehen die Vorschau kostenlos; bezahlt wird erst beim PDF-Export. In der Regel sind Sie in etwa 20 Minuten fertig.
Der Ordner darf leer werden.
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Rechtsgrundlagen dieser Seite
Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Ob in Ihrem Betrieb einzelne Unterlagen aus anderen Gründen im Original bleiben müssen, beurteilt Ihre Steuerberatung.